جیرا چیست و چه کاربردی دارد!

یکی از دغدغه هایی که همیشه تیم ها توسعه داشتند این بود که چطور باید پروژه را مدیریت کنند و پیگیری های لازم برای تسک های باقی مانده را انجام دهند!

در واقع توسعه دهندگان برای ارتباط با هم همیشه باید از پیامک یا تماس تلفنی استفاده می کردند یا از اپلیکیشن های چت کمک می گرفتند تا در صورتی که تیم توسعه کنار هم قرار نداشت بتوانند موارد مربوط به پروژه را هندل کنند.

اگر پروژه دچار باگ یا ضعف بود کار دشوارتر هم می شد چون رسیدگی به این موارد و تعیین کردن اینکه چه کسی باید پیگیر حل موضوع باشد هماهنگی ها را دشوارتر هم می کرد!

با ظهور ابزاری به نام جیرا این معضلات به طور کامل به دست فراموش سپرده شد! جیرا یک ابزار نرم افزاری برای مدیریت و پیگیری کار ها می باشد که توسط شرکت Atlassian توسعه و معرفی شده است.

جیرا در قدم اول برای ثبت و مدیریت باگ های نرم افزاری ساخته شد ولی هرچقدر زمان گذشت به یک پلتفرم جامع تر برای مدیریت انواع پروژه در حوزه های مختلف تبدیل شد که امروزه بسیاری از تیم های توسعه نرم افزار و بازاریابی و حتی کسب و کار های غیرفنی هم از آن به عنوان سازماندهی فعالیت های خود و بالا بردن راندمان کاری و بهره وری از آن استفاده می کنند.

در این ابزار نرم افزاری کار ها به صورت Issue یا همان وظایف تعریف می شوند و هر وظیفه میتواند شامل اطلاعاتی مانند توضیحات، اولولیت، شخص انجام دهنده و وضعیت پیشرفت باشد! این ساختار کاملا درک دسترسی از روند کار و شفافیت انجام در اختیار تیم های توسعه قرار می دهد تا نسبت به وظایف خود آگاه باشند و بتوانند به شکل موثرتری وظایف را به صورت دقیق پیگیری کنند.

یکی از ویژگی‌ های مهم جیرا، قابلیت تعریف workflow یا جریان کاری است که به کاربران اجازه می‌ دهد مراحل انجام کار را متناسب با نیاز خود طراحی کنند.

جیرا همچنین از متدولوژی‌ های چابک یا همان Agile مانند اسکرام و کانبان پشتیبانی می‌ کند و ابزار هایی مثل بردهای کاری ، بک‌ لاگ و گزارش‌ های تحلیلی را در اختیار تیم‌ ها قرار می‌ دهد.

این قابلیت‌ ها باعث می‌ شود تیم‌ ها بتوانند برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشند و عملکرد خود را بهبود دهند. علاوه بر این، امکان یکپارچه‌ سازی با سایر ابزار ها مانند GitHub و Slack نیز وجود دارد که کار تیمی را ساده‌ تر می‌کند.

به طور کلی، جیرا یک ابزار قدرتمند و انعطاف‌ پذیر است که به سازمان‌ ها کمک می‌کند پروژه‌ های خود را به شکل منظم‌ تر مدیریت کنند، همکاری تیمی را افزایش دهند و در نهایت به نتایج بهتری دست پیدا کنند.

جیرا چه کاربردهایی دارد؟

همانطور که گفتیم جیرا یک ابزار چند منظوره می باشد که در حوزه های مختلف برای مدیریت بهتر کارها و افزایش هماهنگی تیمی و بالا بردن راندمان کاری مورد استفاده قرار می گیرد.

در این بخش می خواهیم مهم ترین کاربردهای آن را با توضیحات کامل بررسی کنیم.

مدیریت پروژه:

جیرا به تیم‌ ها کمک می‌کند پروژه‌ ها را از مرحله ایده‌ پردازی تا اجرا و تحویل نهایی مدیریت کنند.

با استفاده از برد های کانبان و اسکرام، وضعیت هر بخش از پروژه به‌ صورت شفاف قابل مشاهده است.

مدیران پروژه می‌توانند وظایف را زمان‌ بندی کرده و منابع را به‌ درستی تخصیص دهند و به صورت فعال و منظم وضعیت پیشرفت پروژه را مورد بررسی قرار دهند و ضعف های پیشرفت را در صورت لزوم برطرف کنند.

همچنین با استفاده از گزارش‌ ها، عملکرد تیم قابل تحلیل است. در نتیجه، تصمیم‌ گیری‌ ها دقیق‌ تر و مبتنی بر داده انجام می‌ شود.

دیگر شخصی در تیم توسعه نمی تواند با آمارسازی های اشتباه روند پیشرفت پروژه را تحت تاثیر قرار دهد و مشکلات خاصی را بوجود بیاورد!

پیگیری باگ‌ ها:

پیدا کردن یک باگ به همراه رفع آن همیشه دو مولفه اصلی هر پروژه می باشند! جیرا در واقع یکی از بهترین ابزار ها برای ثبت و مدیریت خطا هایی هست که یک تیم توسعه در بسته نرم افزاری خود می توانند از آن استفاده کنند.

توسعه دهندگان با جیرا می توانند باگ ها را با جزییات کامل ثبت کنند! و جالب تر آن که می توانند برای آن ها الویت هم تعیین کنند.

هر باگ به یک توسعه دهنده اختصاص داده می شود تا روند رفع آن هم قابل پیگیری باشد. وضعیت باگ از زمانی که شناسایی می شود تا زمانی که به طور کامل فیکس می شود به صورت دقیق ثبت می شود.

این کار باعث می شود جلوی اشتباهات و تلف شدن وقت گرفته شود و هیچ تداخل کاری رخ ندهد چون دقیقا هر شخص می داند باید چه چیزی را مورد بررسی قرار دهد و پیشرفت های خود را ثبت کند.

مورد مثبت دیگر این است که تیم ها می توانند از داده هایی که ثبت شده برای جلوگیری از خطا های مشابه در آینده یا رفع سریعتر باگ های مشابه استفاده کنند و وقت بیشتری را صرف دو باگ مشابه نکنند.

مدیریت تسک‌ ها:

در این ابزار تمام فعالیت ها و کارهایی که باید توسط تیم توسعه انجام شود به صورت تسک های جداگانه تعریف می شود.

توضیحات، فایل ها، مهلت انجام و شخصی که قرار است پیگیر موضوع باشد در تسک ها تعریف می شود و کمک می کند وظایف تیم های توسعه کامل به صورت شفاف تقسیم شود و هر شخص بداند دقیقا باید چه کاری را انجام دهد و پیگیر چه موضوعی باشد.

افراد وضعیت کار خود را بروزرسانی می کنند و دیگران هم از پیشرفت آن ها مطلع می شوند و اگر وظیفه شخص دیگری وابسته به پیشرفت کاری عضو دیگر باشد در این شرایط خیلی زود متوجه می شود و می تواند فعالیت خود را شروع کند.

این سیستم کمک می کند از فراموش شدن کارها جلوگیری شود و در نهایت نظم و هماهنگی در تیم به طور قابل توجهی بالا می رود.

مدیریت فرآیند ها:

جیرا امکان طراحی workflow های سفارشی را برای تیم‌ ها فراهم می‌ کند.

سازمان ها نیاز نیست که در چند قالب پیش فرض فعالیت های خود را تنظیم کنند! در واقع می توانند مراحل انجام کار را متناسب با نیاز خود تعریف کنند.

برای مثال یک کار می تواند از مرحله در حال بررسی تا تایید نهایی عبور کند و بقیه شاهد این پروسه باشند.

این فرآیند ها باعث استاندارد سازی نحوه انجام کار ها می شود و همچنین شفافیت در جریان کاری بالا می رود و نتیجه طبیعی هست که خطا ها کاهش می یابد و بهره وری تیم بالا می رود.

کمپین‌ های بازاریابی:

جیرا فقط مربوط به توسعه و پیشبرد یک اپلیکیشن نیست و می توان از آن برای برنامه ریزی و اجرای کمپین ها استفاده کرد!

فعالیت هایی مانند تولید محتوا، طراحی، انتشار و تحلیل نتایج در قالب تسک ها مدیریت می شود و کمک می کند یک تیم علاوه بر اینکه وضعیت پیشرفت خود را در نظر داشته باشد از سایر نتایج رقبا هم آگاه شود و این کار باعث هماهنگی بهتر بین اعضای تیم می شود.

همچنین تعیین زمان بندی دقیق برای هر فعالیت وجود دارد و پیشرفت کمپین ها به صورت لحظه ای قابل بررسی هست در نهایت اجرای کمپین ها هدفمند تر و موثر تر می شود و جلوی هدر رفت منابع شرکت را می گیرد و با چشم بسته شروع به تبلیغات نمی کنند و در صورتی که بازدهی نداشته باشد می توان شیوه تبلیغات را تغییر داد.

مدیریت تیم‌ های چابک:

جیرا به‌ طور ویژه برای تیم‌ هایی که از متدولوژی Agile استفاده می‌ کنند طراحی شده است.

ابزارهایی مانند اسپرینت، بک‌ لاگ و برد های اسکرام در آن وجود دارد.

تیم‌ ها می‌ توانند کارها را در بازه‌ های زمانی کوتاه برنامه‌ ریزی کنند. این روش باعث افزایش انعطاف‌ پذیری در پروژه‌ ها می‌ شود.

همچنین بازخورد ها سریع‌ تر دریافت و اعمال می‌ شوند. در نتیجه، کیفیت خروجی نهایی بهبود پیدا می‌ کند.

گزارش‌ گیری و تحلیل عملکرد:

جیرا علاوه بر تمام ویژگی های مثبتی که دارد گزارهای تحلیلی بسیار خوبی ارائه می کند. این کار باعث می شود مدیران می توانند عملکرد تیم را براساس داده های واقعی بررسی کنند و گزارش هایی مانند میزان پیشرفت، زمان صرف شده و اینکه هر شخص چقدر مفید بوده است را در اختیار داشته باشند.

این اطلاعات به شناسایی نقاط ضعف و قوت کمک می کند.

همچنین امکان بهبود روش های انجام کار با همین آمار ها و تحلیل ها وجود دارد و اگر روش انجام کار بهره وری بالا ندارد به سادگی می تواند با این تحلیل ها به آن پی برد و شیوه کار را تغییر داد و در نهایت تصمیم گیری ها دقیق تر و هوشمندانه تر انجام می شود.

مدیریت پشتیبانی و خدمات مشتری:

دامنه فعالیت جیرا تنها به مواردی که ذکر شده محدود نمی شود بلکه کاربر آن بسیار گسترده تر هست!

در حوزه پشتیبانی مشترین می توانند درخواست های خود را به صورت تیکت ثبت و پیگیری کنند و هر درخواست به تیم مربوطه ارجاع داده می شود تا در سریعترین زمان ممکن پاسخ داده شود.

وضعیت هر تیکت برای مشتری قابل مشاهده هست و طبیعی هست که باعث افزایش رضایت مشتریان می شود.

همچنین تیم پشتیبانی می تواند عملکرد خود را بهبود ببخشید و با سابقه تیکت هایی که باقی می ماند وضعیت بررسی درخواست مشتریان هر زمانی قابل رهگیری باشد و اگر موردی رخ داد می توان از سابقه تیکت های کاربر وضعیت انجام چک شود که به چه صورت مشکل کاربر بررسی شد.

در مجموع، جیرا ابزاری بسیار انعطاف‌ پذیر است که می‌ تواند در حوزه‌ های مختلف مورد استفاده قرار گیرد و به تیم‌ ها کمک کند کار های خود را با نظم، شفافیت و کارایی بیشتری انجام دهند.

ویژگی‌ های اصلی جیرا:

جیرا علاوه بر تمام کاربردهای مثبتی که دارد و خدمت شما عرض شد مجموعه ای از قابلیت های بسیار قدرتمند را هم در اختیار تیم ها قرار می دهد تا بتوانند پروژه خود را به صورت منظم و کارآمد مدیریت و پیگیری کنند.

 در ادامه، مهم‌ ترین ویژگی‌ های این ابزار را به‌ صورت کامل‌تر بررسی می‌ کنیم:

1- بک‌ لاگ و رودمپ:

در تعریف بک لاگ می توان گفت که در واقع یک محلی برای ذخیره و سازمان دهی کردن تمام کارهایی هست که باید در آیند انجام شود.

تیم ها در واقع می توانند همانطور که گفته شد تسک ها را الویت بندی کنند و تسک هایی که مهمتر هستند را در صدر لیست قرار دهند تا ابتدا مورد بررسی قرار بگیرد و این کار باعث می شود تمرکز اصلی روی کارهای مهم تر و ارزشمند تر باشد.

رودمپ هم در واقع نمایی کلی از مسیر پروژه در طول زمان نشان می دهد و با استفاده از آن می توان برنامه ریزی بلند مدت تری انجام داد!

این ويژگی به مدیران کمک می کند استراتژی هایی را که تعیین می کنند با دید بهتری انجام دهند و نسبت به پروژه خود از ابتدا تا انتهای کار کاملا تسلط داشته باشند.

2- داشبورد ها و گزارش‌ ها:

با وجود تمام ويژگی های مثبتی که جیرا دارد و گفته شد یک امکان بسیار خوب دیگری که دارد این است که اطلاعات و تحلیل عملکرد تیم  خوبی قابل نمایش و ارائه در داشبورد می باشد.

داشبورد ها به کاربران اجازه می دهد داده ها را به صورت گرافیکی مشاهده کنند و روند پیشرفت پروژه را چک کنند.

این اطلاعات طبیعی هست که بسیار برای ارزیابی عملکرد تیم مفید می باشد و همچنین می توان نقاط ضعف و مشکلات پروژه را شناسایی کرد.

این کار کمک می کند هر تصمیمی نه براساس شک و تردید که بر اساس داده های واقعی انجام شود و احتمال بروز مشکلات ناشی از تصمیم ها و برداشت های نادرست در خصوص پروژه را به حداقل برساند.

3- اتوماسیون:

ویژگی مثبت دیگر جیرا این است که می تواند فرآیند های تکراری را خودکار سازی کند.

کاربران می توانند با تعریف قوانینی که می خواهند کاری کنند بخشی از کار ها به صورت خود کار انجام شود تا نیاز نباشد تمام کارها به صورت مرتب توسط نیروی انسانی انجام شود و وقت و هزینه بی جهت اتلاف شود.

برای مثال، ارسال اعلان‌ ها یا تغییر وضعیت تسک‌ ها بدون دخالت دستی انجام می‌ شود. همچنین بهره‌ وری تیم افزایش پیدا می‌ کند. در نتیجه، اعضای تیم می‌توانند روی کار های مهم‌ تر تمرکز کنند.

4- Workflow های قابل تنظیم:

در جیرا تیم توسعه می تواند جریان کاری مدنظر خود را شخصی سازی کند و دقیقا به شکلی که تمایل دارند برای خود طراحی کنند.

مراحل انجام کار به صورت دلخواه تعریف می شود برای مثال یک تسک می تواند از حالت To Do به In Progress و سپس به Done منتقل می شود.

این انعطاف پذیری باعث می شود فرآيند دقیقا مطابق با نیاز سازمان باشد و شفافیت در انجام کار افزایش می یابد.

5- یکپارچه‌ سازی:

جیرا قابلیت اتصال به ابزار های مختلف را دارد و به‌ راحتی با سایر سیستم‌ ها یکپارچه می‌ شود.

برای مثال، می‌توان آن را به GitHub، Slack یا Confluence متصل کرد.

این یکپارچگی باعث می‌ شود اطلاعات بین ابزار ها به‌صورت خودکار تبادل شوند.

این کار باعث می شود همکاری بین اعضای تیم توسعه بهبود یابد و توسعه دهندگان می توانند می‌توانند بدون جا به‌ جایی بین چند ابزار، کارهای خود را مدیریت کنند که این موضوع باعث افزایش سرعت و کارایی تیم می‌ شود.

6- مدیریت دسترسی و نقش‌ ها:

یکی دیگر از ویژگی های خوب این ابزار این است که شما می توانید سطح دسترسی مشخص کنید که هر کاربر دقیقا تا چه اندازه می تواند در توسعه نقش داشته باشد.

این کار باعث افزایش امنیت می شود و نیاز نیست همه توسعه دهندگان دسترسی های سطح بالا داشته باشند و براساس نقش خود به بخش های خاصی دسترسی پیدا می کنند.

این قابلیت علاوه بر امنیت کمک می کند از اشتباهات و تغییرات ناخواسته هم جلوگیری شود و مدیران می توانند کنترل کاملی روی فعالیت کاربران داشته باشند و برای پروژه های بسیار بزرگ و تیم های متشکل از نفرات بالا بسیار قابلیت ضروری و کلیدی می باشد.

7- قابلیت سفارشی‌ سازی:

جیرا به‌ شدت قابل شخصی‌ سازی است و می‌ توان آن را مطابق نیاز هر سازمان تنظیم کرد. از فیلد های سفارشی گرفته تا نوع نمایش تسک‌ ها، همه‌ چیز قابل تغییر است.

این ویژگی باعث می‌ شود ابزار با فرآیند های کاری مختلف سازگار شود و همچنین تجربه کاربری بهبود پیدا می‌ کند. تیم‌ ها می‌توانند محیطی متناسب با سبک کاری خود ایجاد کنند در نتیجه، کارایی کلی افزایش می‌ یابد.

8- مدیریت زمان و گزارش زمان:

اینکه هر توسعه دهنده ای چقدر زمان برای انجام پروژه قرار داده است در جیرا کاملا قابل نمایش هست.

در واقع زمان صرف شده برای هر تسک وجود دارد و این قابلیت کمک می کند میزان واقعی زمان انجام کار مورد بررسی قرار بگیرد و زمان بندی دقیقی در خصوص پروژه تنظیم کرد و مدیران می توانند عملکرد افراد را از نظر میزان زمان صرف شده تحلیل کنند.

این موضوع به بهینه سازی فرآیند ها کمک می کند و پروژه ها با دقت بیشتری مدیریت می شوند.

مفاهیم کلیدی در جیرا:

برای اینکه از ابزار جیرا بتوان به شکل موثر و اصولی استفاده کرد طبیعی هست که باید با مفاهیم پایه و کلیدی آن آشنایی داشته باشید.

این مفاهیم کمک می کند ساختار پروژه را بهتر درک کنید و کارها را به صورت منظم مدیریت کنید.

در ادامه می خواهیم مفاهیم کلیدی جیرا را به شکل ساده خدمت شما عزیزان توضیح دهیم.

Issue :

در جیرا می توان گفت Issue واحد اصلی کار هست و هر نوع فعالیت یا درخواست و مشکلی را شامل می شود. این عبارت و مفهوم بسیار انعطاف پذیر هست و می تواند به هر شکلی مانند تسک، باگ یا استوری تعریف شود.

هر Issue دارای اطلاعاتی مانند توضیحات، اولویت، وضعیت و مسئول انجام است.

این ساختار باعث می‌شود همه کارها در یک سیستم متمرکز ثبت شوند.

همچنین امکان پیگیری دقیق وضعیت هر مورد وجود دارد. به همین دلیل، Issue پایه و اساس مدیریت کار در جیرا محسوب می‌ شود.

Epic:

اپیک در یک تعریف ساده به مجموعه از کارها گفته می شود که در کنار هم یک هدف بزرگ تر را تشکیل می دهند!

معمولا پروژه های بزرگ به چند اپیک تقسیم می شوند تا مدیریت آن ها توسط تیم توسعه ساده تر باشد و هر بخشی بتواند فقط اپیک مربوط به خود را انجام دهد.

هر اپیک شامل چندین استوری یا تسک هست که در طی زمان تکمیل می شود و وقتی اپیک ها در کنار هم قرار می گیرند پروژه به شکل ایده آل شکل می گیرد.

به بیان ساده تر این مفهوم به تیم ها کمک می کند دید کلی تری نسبت به پروژه داشته باشند و همچنین برنامه ریزی بلند مدت را ساده می کند و در نتیجه پروژه به صورت حرفه ای تر پیش می رود بدون اینکه تداخلی در کار ها ایجاد شود.

Story:

استوری را می تواند یک نیاز یا ویژگی از دید کار نهایی توصیف کرد! هر استوری بیان می کند که کاربر چه می خواهد و این نیاز چرا مهم هست!

استوری ها معمولا کوچک تر از اپیک هستند و به صورت مستقل قابل اجرا می باشند.

این استوری ها باعث می شود تیم بتواند ارزش واقعی برای کاربری که از نرم افزار یا پروژه قرار است استفاده کند ایجاد کند.

با استوری درک بهتری از نیاز های مشتری به دست می آيد.

Task:

به هر کار مشخص و قابل انجام که باید توسط توسعه دهندگان انجام شود که معمولا بخشی از یک استوری یا اپیک هست تسک گفته می شود!

تسک ها برای کارهای فنی و اجرایی استفاده می شود و هر تسک هم دارای جزییاتی مانند زمان انجام، شخصی که آن را برعهده دارد و مراحل اجرا می باشد.

این ویژگی باعث می شود کار ها کاملا به صورت دقیق و اصولی و قابل کنترل پیش بروند و همچنین تقسیم کار بین اعضای تیم ساده تر شود و ناهماهنگی را از بین می برد

تسک ها به پروژه نظم می بخشند و باعث می شود هر شخصی در طی ساعت هایی که درگیر پروژه هست بداند باید کدام بخش را انجام دهد.

Bug:

باگ به هر گونه خطا یا مشکل در سیستم گفته می شود که باید شناسایی و رفع شود و معمولا توسط تیم تست یا کاربران گزار می شود.

باگ ها براساس شدت و الویت دسته بندی می شوند و سپس به توسعه دهندگان ارجاع داده می شوند!

بعضی باگ ها را می توان با حساسیت کمتری چک و بررسی کرد ولی بعضی از باگ ها نظیر باگ های امنیتی نرم افزار یا مشکلات مربوط به موارد مالی باید سریعا بررسی و برطرف شود.

پیگیری و حل مشکلات مربوط به باگ ها طبیعی هست که باعث افزایش رضایت کاربران قرار می گیرد و همچنین از بروز مشکلات جدی تر در آینده جلویگیری می کند.

Sub-task :

زیرتسک بخش های کوچک تری از یک تسک یا استوری هستند که برای شکستن کارهای پیچیده مورد استفاده قرار می گیرند.

وقتی وظایفی که باید انجام شود بزرگ باشد مدیریت کردن آن دشوار می شود برای همین به زیرتسک تبدیل می شوند تا ساده تر بتوان را بررسی و برطرف کرد.

هر زیرتسک می تواند به یک فرد خاص اختصاص داده شود که همین مورد هم باعث افزایش دقت و سرعت در انجام کار ها می شود.

همچنین پیگیری پیشرفت کارها ساده‌ تر خواهد بود. در نتیجه، پروژه با جزئیات بیشتری کنترل می‌ شود.

Sprint:

اسپرینت در جیرا در واقع یک بازه زمانی مشخص که عموما بین یک تا چهار هفته می باشد که در آن مجموعه ای از کارها انجام می شود.

تیم ها در ابتدای هر اسپرینت برنامه ریزی می کنند که چه کارهایی را باید انجام دهند و در طول این بازه زمانی تمام تمرکز روی تکمیل همان کار ها می باشد.

این روش باعث افزایش تمرکز و بهره وری تیم می شود.

همچنین امکان دریافت بازخورد سریع تر فراهم می شود و در نهایت پروژه به صورت مرحله ای پیشرفت می کند.

جیرا چگونه کار می‌ کند؟

اگر بخواهیم بگوییم جیرا در واقع به صورت کار می کند می توان گفت جیرا بر پایه تقسیم بندی کارها و مدیریت مرحله به مرحله طراحی شده است.

در این ابزار هر پروژه به مجموعه از وظایف کوچک تر تبدیل می شود تا مدیریت آن ساده تر و دقیق تر انجام شود.

این وظایف به اعضای تیم اختصاص داده می شود و هر فرد مسئول انجام بخش مشخصی از کار ها می باشد.

با این روش همه افراد نقش خود را در تیم به خوبی می شناسند و از تداخل و ناهماهنگی ها به خوبی جلوگیری می شود و می توان وضعیت کلی پروژه را در هر لحظه چک کرد که شفافیت بیشتری در روند کار بوجود می آيد.

در جیرا، هر تسک از طریق یک جریان کاری یا همان Workflow مشخص حرکت می‌ کند.

این جریان معمولا شامل مراحلی مانند در انتظار انجام، در حال انجام و تکمیل شده است. البته این مراحل قابل تغییر و سفارشی‌ سازی هستند و هر تیم می‌ تواند آن‌ها را متناسب با نیاز خود تنظیم کند.

این فرآیند کمک می‌ کند تا وضعیت هر کار به‌صورت دقیق مشخص باشد. همچنین از گم شدن یا فراموش شدن وظایف جلوگیری می‌ شود. در نتیجه، مدیریت پروژه ساختارمندتر خواهد بود.

یکی از ویژگی‌ های مهم جیرا، امکان تخصیص وظایف و تعیین اولویت برای آن‌ ها می باشد.

مدیران می‌توانند مشخص کنند کدام کار ها مهم‌ تر هستند و باید زودتر انجام شوند. علاوه بر این، هر تسک می‌ تواند شامل توضیحات، فایل‌ ها، نظرات و زمان‌ بندی باشد. این اطلاعات به اعضای تیم کمک می‌ کند درک بهتری از کار داشته باشند. همچنین ارتباط بین اعضا از طریق کامنت‌ ها و بروزرسانی‌ ها برقرار می‌ شود. این تعامل باعث بهبود همکاری تیمی می‌ شود.

علاوه بر این، جیرا ابزارهای متنوعی برای گزارش‌ گیری و تحلیل عملکرد ارائه می‌ دهد. مدیران می‌ توانند با استفاده از این گزارش‌ها روند پیشرفت پروژه را بررسی کنند. این داده‌ها به شناسایی مشکلات و بهبود فرآیند ها کمک می‌ کند. همچنین تصمیم‌گیری‌ها دقیق‌ تر و آگاهانه‌ تر انجام می‌ شود. در نهایت، جیرا به تیم‌ ها کمک می‌ کند پروژه‌ های خود را با نظم، شفافیت و کارایی بیشتری پیش ببرند.

مزایا جیرا:

اگر بخواهیم مزیت های جیرا را در چند موضوع خاص دسته بندی کنیم به شکل زیر خواهد بود.

انعطاف‌ پذیری و قابلیت شخصی‌ سازی بالا:

جیرا یکی از منعطف‌ ترین ابزار های مدیریت پروژه است که می‌ توان آن را بر اساس نیاز های هر تیم یا سازمان تنظیم کرد.

کاربران می‌توانند workflow ها، فیلد ها و نوع نمایش تسک‌ ها را تغییر دهند.

این قابلیت باعث می‌ شود جیرا برای انواع پروژه‌ ها قابل استفاده باشد. همچنین هر تیم می‌ تواند محیط کاری مخصوص به خود را طراحی کند این موضوع تجربه کاربری را بهبود می‌ دهد. در نتیجه، کار ها دقیق‌تر و مطابق با نیاز واقعی انجام می‌ شوند.

مناسب برای تمام تیم ها:

جیرا به شکلی طراحی شده که هم برای تیم های کوچک و استارتاپ ها و هم برای سازمان های بزرگ قابل استفاده باشد.

تیم های کوچک می توانند با تنظیمات ساده تر از آن استفاده کنند و تیم های بزرگ هم می توانند از امکان پیشرفته آن بهره مند شوند.

این مقایس پذیری یکی از مزیت های مهم جیرا می باشد.

همچنین با رشد تیم می توان ساختار جیرا را توسعه داد و در نتیجه نیازی به تغییر ابزار در آینده نخواهد بود.

امکانات کامل:

جیرا ابزار های پیشرفته‌ ای برای مدیریت پروژه‌ های بزرگ و پیچیده ارائه می‌ دهد.

امکان تقسیم پروژه به اپیک‌ ها، استوری‌ ها و تسک‌ ها وجود دارد. این موضوع باعث می‌ شود کارهای بزرگ به بخش‌ های کوچک‌ تر و قابل مدیریت تبدیل شوند.

همچنین امکان پیگیری دقیق هر بخش از پروژه فراهم است. این ویژگی برای پروژه‌ هایی با چندین تیم بسیار کاربردی است. در نهایت، مدیریت پروژه‌ های پیچیده ساده‌ تر و منظم‌ تر انجام می‌ شود.

گزارش‌ گیری حرفه‌ ای و تحلیل داده‌ ها:

همانطور که گفته شد جیرا ابزاری قدرتمند برای تهیه گزارش های تحلیلی هست و مدیران می توانند عملکرد تیم را براساس داده های واقعی مورد بررسی قرار دهند.

گزارش هایی مانند میزان پیشرفت و زمان انجام کار ها و حتی بهره وری افراد به خوبی در جیرا در دسترس مدیران قرار دارد و براساس همین گزار هاش ها می توان تصمیم های صحیح و اصولی برای پروژه گرفت.

با کمک گزارش ها می توان نقاط ضعف و مشکلات را شناسایی کرد و در نتیجه توسعه به شکل منظم همواره بهبود پیدا می کند.

بهبود همکاری تیمی:

جیرا همانطور که گفته شد با فراهم کردن یک محیط متمرکز برای مدیریت کار ها می تواند همکاری بین اعضای تیم را افزایش دهد.

همه ی افراد می توانند به اطلاعات پروژه دسترسی داشته باشند و امکان ثبت نظر یا اشتراک گذاری فایل ها در کنار بروزرسانی وضعیت هم در اختیار تیم توسعه قرار دارد.

این موضوع باعث کاهش مشکلات احتمالی نظیر تداخل می شود و همچنین ارتباط بین اعضای تیم سریع تر و موثرتر خواهد بود و کارها با هماهنگی بسیار بهتری پیش می رود.

یکپارچه‌سازی با ابزارهای دیگر:

جیرا قابلیت اتصال به ابزار های مختلف مانند GitHub، Slack و سایر نرم‌ افزار ها را دارد.

این یکپارچگی باعث می‌ شود اطلاعات بین سیستم‌ ها به‌صورت خودکار منتقل شود.

همچنین کاربران می‌توانند بدون خروج از جیرا بسیاری از کارهای خود را انجام دهند. این موضوع باعث صرفه‌ جویی در زمان می‌ شود و در نهایت، بهره‌ وری کلی تیم افزایش پیدا می‌ کند.

معایب جیرا:

هیچ سامانه نرم افزاری بدون عیب نیست و جیرا هم خارج از این قاعده نیست. این سیستم در کنار تمام مزایایی که ذکر کردیم معایبی هم دارد که به صورت خلاصه می توان گفت:

یادگیری اولیه نسبتا دشوار:

جیرا بخاطر امکانات گسترده و تنظیمات زیادی که دارد در ابتدا برای کاربران تازه کار بسیار پیچیده به نظر می رسد و آشنایی با قسمت های مختلف و مفاهیم پایه زمان بر خواهد بود.

کاربران باید مدت زمان نسبتا بالایی را صرف کار در محیط جیرا کنند تا به آن مسلط شوند.

تنظیم اولیه این نرم افزار هم برای کاربران مبتدی گیج کننده به نظر می رسد و شروع کار را کمی کند می کند.

با این حال پس از یادگیری کار با آن ساده تر خواهد شد.

پیچیدگی بیش از حد برای پروژه‌ های ساده:

اگر پروژه شما کوچک باشد یا کارهای ساده ای را بخواهید با جیرا انجام دهید شاید خیلی مناسب شما نباشد چون جیرا بیش از حد پیشرفته و پیچیده می باشد.

امکان زیاد آن گاهی باعث سردرگمی کاربران می شود و در چنین شرایطی استفاده از ابزارهای سبک منطقی تر به نظر می رسد.

تنظیم جیرا برای پروژه های کوچک و سبک بیش از اندازه زمان بر هست و می تواند باعث عقب افتادن پروژه شود بنابراین انتخاب ابزار مورد استفاده باید متناسب با نیاز پروژه باشد.

هزینه بالای افزونه‌ ها و امکانات پیشرفته:

با اینکه جیرا نسخه های مختلفی دارد اما خیلی از قابلیت های پیشرفته آن از طریق افزونه ارائه می شود که عموما این افزونه ها با دریافت هزینه امکان فعالسازی دارد و ممکن است برای برخی تیم ها هزینه نهایی بالایی داشته باشد.

همچنین با افزایش تعداد کاربران هزینه کلی استفاده از این ابزار افزایش می یابد و این موضوع برای تیم های کوچک که سرمایه اندکی دارد چالش برانگیز هست.

بنابراین مدیریت هزینه در استفاده از جیرا اهمیت زیادی دارد و باید قبل از تصمیم به استفاده از این ابزار به نیاز های پروژه و بودجه ای که دارد توجه کافی داشت.

نیاز به تنظیمات و پیکربندی اولیه:

بعضی از ابزارها برای استفاده کاملا آماده هستند و نیاز نیست کاربران تایم زیادی را برای تنظیم آن صرف کنند اما در خصوص جیرا به این شکل نیست!

جیرا نیاز دارد حتما تنظیمات اولیه به درستی انجام شود که شامل تعریف پروژه، workflow ها، نقش‌ ها و دسترسی‌ ها است که این فرآيند می تواند زمان بر باشد و نیاز به دانش نسبی هم دارد.

در صورتی که تنظیمات نادرست انجام شود کارایی سیستم کاهش پیدا می کند و تیم های توسعه دچار مشکل می شوند.

بنابراین پیکربندی صحیح در ابتدای کار بسیار مهم هست.

عملکرد نسبتا سنگین در برخی موارد:

در پروژه های بزرگ یا زمانی که تسک زیادی وجود دارد جیرا ممکن است کمی کند شود و بارگذاری صفحات و انجام برخی عملیات ها ممکن است زمان بیشتری ببرد!

این موضوع می تواند تجربه کاربری را تحت تاثیر قرار دهد و به ویژه در سیستم های ضعیف این مشکل بیشتر دیده می شود هرچند می توان با بهینه سازی ها و استفاده درست این مشکل را تا حد زیادی کاهش داد.

انواع جیرا:

براخلاف باور توسعه دهندگانی که از جیرا استفاده کردند در واقع جیرا یک محصول ثابت نیست و در قالب چند محصول ارائه می شود که هر کدام برای نیاز ها و نوع خاصی از تیم ها طراحی شدند!

این نسخه ها کمک می کنند سازمان ها بتوانند متناسب با هدف خود ابزار مناسب را انتخاب کنند و فرآیند های کاری را بهتر مدیریت کنند.

Jira Software:

این نسخه اصلی‌ ترین و پرکاربرد ترین محصول جیرا است که بیشتر توسط تیم‌ های توسعه نرم‌ افزار استفاده می‌ شود.

در این نسخه ابزار هایی مانند برد های اسکرام و کانبان، بک‌ لاگ و گزارش‌ های پیشرفته وجود دارد.

تیم‌ های برنامه‌ نویسی از آن برای مدیریت پروژه‌ های نرم‌ افزاری، پیگیری باگ‌ ها و توسعه قابلیت‌ های جدید استفاده می‌ کنند.

همچنین امکان مدیریت پروژه‌ های پیچیده و چند مرحله‌ای در آن وجود دارد. این نسخه به‌ طور ویژه برای کار در محیط‌ های چابک طراحی شده است. در نتیجه، یکی از محبوب‌ترین انتخاب‌ها در بین تیم‌ های فنی محسوب می‌ شود.

Jira Core:

جیراکور برای پروژه های عمومی و غیرتخصصی طراحی شده که بیشتر مناسب تیم هایی هست که نیاز به توسعه فرآیند های پیچیده توسعه نرم افزار ندارند.

کارهایی مانند مدیریت وظایف سازمانی و پروژه های داخلی و برنامه ریزی های اداری با آن انجام می شود و رابط کاربری ساده تری نسبت به Jira Software دارد.

این مدل از ابزار جیرا برای تیم های غیرفنی بسیار مناسب هست و کمک می کند سازمان ها کارهای روزمره خود را به صورت منظم مدیریت کنند.

Jira Service Management:

این نسخه که برای تیم های پشتیبانی و خدمات مشتری طراحی شده است به کاربران اجازه می دهد درخواست های خود را به صورت تیکت ثبت و پیگیری کنند و تیم های IT و پشتیبانی از این ابزار برای پاسخگویی به مشکلات و درخواست ها استفاده می کنند.

امکان الویت بندی، دسته بندی و مدیریت SLA ها در آن وجود دارد و باعث افزایش سرعت پاسخگویی به مشتریان می شود و در نتیجه رضایت کاربران و کیفیت خدمات بهبود پیدا می کند.

Jira Work Management:

این نسخه برای تیم‌ های تجاری و غیر فنی طراحی شده است. تمرکز آن بر مدیریت کارهای اداری، بازاریابی، منابع انسانی و عملیات روزمره سازمان است.

رابط کاربری ساده و قابل فهم دارد و برای کاربرانی که تجربه فنی ندارند مناسب است. امکان مدیریت تسک‌ ها، زمان‌ بندی و همکاری تیمی در آن وجود دارد.

همچنین به هماهنگی بهتر بین بخش‌ های مختلف سازمان کمک می‌ کند. این نسخه جایگزین ساده‌ تری برای Jira Core در برخی کاربردها محسوب می‌ شود.

جمع‌ بندی:

به طور خلاصه می توان گفت جیرا یک ابزار مدیریت وظایف هست که در واقع کمک می کند پروژه ها به شکل تیمی با همکاری و منظم به پیش بروند.

ارزش اصلی جیرا این است که کارهای پراکنده و غیرشفاف را به شکل های قابل مشاهده و قابل اندازه گیری و پیگیری تبدیل می کند به همین خاطر هست که بسیاری از سازمان ها نه فقط برای مدیریت پروژه بلکه برای استاندارد سازی روش های انجام کار از آن استفاده می کنند.

از نگاه سازمانی، جیرا نقش مهمی در ایجاد شفافیت دارد. هر عضو تیم دقیقا می‌ داند چه کاری بر عهده دارد، وضعیت کارها در چه مرحله‌ ای است و چه چیزی باعث تاخیر یا پیشرفت پروژه شده است.

این شفافیت باعث می‌ شود تصمیم‌ گیری‌ ها کمتر بر اساس حدس و بیشتر بر اساس داده‌ های واقعی انجام شود.

همین ویژگی در تیم‌ های بزرگ که هماهنگی بین چند بخش مختلف سخت‌ تر است، اهمیت بیشتری پیدا می‌ کند.

اگر بخواهیم از جنبه دیگر هم جیرا را بررسی کنیم باید بگوییم که تیم ها یاد می گیرند که کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تر تبدیل کنند تا مسئولیت‌ ها کاملا مشخص باشد و پیشرفت مرحله به مرحله رخ دهد.

در نهایت جیرا به شکل‌ گیری یک فرهنگ کاری منظم‌ تر و قابل پیش بینی‌ تر کمک می‌ کند. البته اگر به‌ درستی پیاده‌ سازی نشود، ممکن است باعث پیچیدگی یا کندی در کار های روزمره هم شود!

از نظر فنی و عملیاتی، جیرا یک ابزار بسیار قدرتمند اما وابسته به تنظیمات درست است. اگر workflow ها، نقش‌ ها و ساختار پروژه به‌ درستی طراحی نشوند، می‌تواند بیشتر از اینکه کمک‌ کننده باشد، باعث سردرگمی شود. به همین دلیل، موفقیت در استفاده از جیرا فقط به خود ابزار مربوط نیست، بلکه به نحوه طراحی فرآیند ها در آن هم بستگی دارد.

این ابزار برای تیم‌ هایی که نیاز به نظم، پیگیری دقیق و همکاری ساختارمند دارند بسیار مفید است، اما برای تیم‌ های خیلی کوچک یا کار های ساده ممکن است انتخاب مناسبی نباشد. در مجموع، ارزش واقعی جیرا زمانی دیده می‌شود که در یک محیط تیمی جدی و با فرآیند های مشخص استفاده شود، نه صرفا به‌عنوان یک لیست کار ساده!

اگر قصد دارید از Jira استفاده کنید اما نمی‌خواهید درگیر راه‌ اندازی و نگهداری آن شوید، Runflare این امکان را به شما می‌دهد که به‌ سادگی Jira را روی زیرساخت ابری خود اجرا کنید.