7 راهکار برای جلوگیری از اسپم‌شدن ایمیل‌ها

ایمیل یک ابزار ارتباطی قوی است که وظیفه انتقال اطلاعات به‌صورت متنی و فایل را با کمک اینترنت بر‌عهده دارد.

ارسال ایمیل از هر وب‌سایت و یا فروشگاه‌ اینترنتی، در زمان ثبت‌نام کاربر، اطلاع‌رسانی، ارسال صورتحساب، اطلاعات خرید و … انجام می‌شود.

عموما انتظار می‌رود که ایمیل‌های ارسالی وارد پوشه inbox  شود تا توسط کاربر باز شود و اقدام مورد‌نیاز انجام شود؛ اما ممکن است گاهی ایمیل‌ها به پوشه‌ی هرزنامه(Spam) بروند.

ایمیل موجود در پوشه‌ی هرزنامه(spam) شانس بسیار کمی برای خوانده شدن دارند و در اغلب اوقات به صورت دسته‌ای و یکجا حذف می‌شوند.

در ادامه‌ی این آموزش به راهکارهایی اشاره می‌کنیم که با رعایت این موارد، مانع این می‌شود که ایمیل ها به عنوان اسپم شناخته شوند.

در صورتی که ایمیل‌ها به هرزنامه بروند، کاربر هرگز متوجه دریافت ایمیل نمی‌شود و گاهی همراه با سایر ایمیل‌های Spam بدون اینکه باز شوند به صورت یکجا از پوشه‌ی هرزنامه حذف می‌شوند.

روش‌های جلوگیری از ورود ایمیل‌ به پوشه‌ی هرزنامه

1- انتخاب نام مناسب برای اکانت ایمیل:

بهتر است که نام اکانت ایمیلی که با آن اقدام به ارسال ایمیل می‌کنیم، یک نام مناسب و استاندارد باشد.

به طور مثال ایمیل‌هایی که از اکانت‌هایی با نام  test2024@yourdomain.com  یا asdfgsdgdd@yourdomain.com ارسال می شوند، احتمال خیلی زیاد به پوشه‌ی هرزنامه می‌روند.

عموما بسته به کاربرد ایمیل‌های ارسالی، از نام‌هایی مانند info, contact, support, client و … برای اکانت ایمیل‌های ضروری و کاربردی استفاده می‌شود که احتمال اسپم شدن ایمیل‌های ارسالی از این اکانت‌ها را کاهش می‌دهد.

2- انتخاب عنوان ایمیل (subject) به صورت کامل و منحصر و غیر‌تکراری:

همه ما در پوشه‌ی هرزنامه خود با انواع و اقسام ایمیل‌های تبلیغاتی مواجه شدیم.

عنوان این ایمیل‎ها عموما در مورد خرید و یا کلیک بر روی یک لینک، معرفی یک محصول، شرکت در یک دوره و یا تخفیف‌های مناسبتی و مواردی مشابه است.

اگر عنوان ایمیل ارسالی، مشابه این موارد باشد، احتمالا ایمیل ارسال شده  هم Spam خواهد شد.

عنوان ایمیل ارسالی، اگر توسط ما قابل انتخاب و قابل تنظیم باشد، باید شامل حداقل 6 تا 7 کلمه و خاص باشد.

عموما در اکثر افزونه‌ها و اسکریپت‌ها برای هر عملیات در وب‌سایت، ایمیل خاصی برای کاربر ارسال می شود که تا حدودی موضوع ایمیل، قابل تنظیم و سفارشی‌سازی می‌باشد.

وجود برخی از کلمات در عنوان ایمیل‌های ارسالی، درصد اسپم شدن ایمیل‌ها را افرایش می‌دهد مانند کلمات:

جایزه، ویژه، تخفیف، خرید …

همینطور استفاده از علامت تعجب (!) و یا علامت (%) و سایر علامت‌های نوشتاری در عنوان ایمیل، ممکن است باعث اسپم شدن ایمیل شود.

ایمیل‌هایی که دارای موضوع (subject) پیش‌فرض هستند و یا نام وب‌سایت برای عنوان ایمیل استفاده شده‌است، هم باعث اسپم‌شدن ایمیل می‌شود.

3- محتوای خاص و غیرتکراری:

پیشنهاد می‌شود که عنوان و متن ایمیل‌های ارسالی متفاوت باشد و دقیقا کپی و یکسان نباشد.

استفاده از شماره سفارش و شماره صورتحساب، شماره خرید و یا هر شناسه و اطلاعات منحصر‌به‌فرد دیگری در عنوان ایمیل، باعث می شود که ایمیل اسپم نشود.

همینطور استفاده از اطلاعات بیشتر و کامل‌تر در متن ایمیل ارسالی مانند نام کاربری و جزئیات بیشتر مانند اطلاعات  سرویس یا اطلاعات خرید، احتمال اسپم‌شدن را کاهش می‌دهد.

4- عدم استفاده از تعداد زیادی لینک در متن ایمیل:

اکثر ایمیل‌های تبلیغاتی دارای لینک‌های زیادی هستند که کاربر را تشویق به کلیک بر روی لینک‌ها می‌کنند.

درصورت امکان باید 1 تا 2 لینک در متن ایمیل وجود داشته باشد و از لینک های بیشتری استفاده نشود.

5- استفاده متناسب از علام نوشتاری و پاراگراف‌بندی:

در متن ایمیل، از پاراگراف‌های کوتاه استفاده شود و همه جملات، دارای علائم نوشتاری استاندارد و متناسب باشند.

6- وجود دکمه لغو اشتراک و عدم دریافت ایمیل:

وجود دکمه‌ی لغو اشتراک و یا عدم دریافت ایمیل توسط کاربر، این امکان و انتخاب را به کاربر می‌دهد که در صورت عدم تمایل به دریافت ایمیل، با کلیک بر روی این دکمه، دیگر ایمیلی دریافت نکند.

7- رعایت تعداد ارسال ایمیل در ساعت :

در صورتی که تعداد زیادی ایمیل در فاصله‌ی زمانی کوتاهی ارسال شود، باعث اسپم شدن ایمیل‌ها می‌شود.

در صورت امکان، باید بین ایمیل‌های ارسالی فاصله زمانی مناسب وجود داشته باشد.

راه حل برای ارسال بالای ایمیل به inbox

با تمام این توضیحات، بر روی هاست‌های اشتراکی، محدودیت‌هایی وجود دارد.

همینطور  به خاطر محدودیت‌هایی که روی آی‌پی‌های داخل کشور وجود دارد، احتمال اسپم‌شدن ایمیل‌ها در سرورهای داخلی وجود دارد.

در صورتی که نیاز است که حتما ایمیل‌های شما به اینباکس برود و این مورد برای شما اهمیت فراوان دارد، باید حتما سرویس ارسال ایمیل اختصاصی تهیه کنید.

سرویس‌های ارسال ایمیل، بسیاری از محدودیت‌های هاست‌های اشتراکی را ندارند و می تواند درصد بالای ایمیل اینباکس را تضمین کنند.

در صورتی که در این مورد ابهام و یا مشکلی وجود دارد می توانید درخواست پشتیبانی ارسال بفرمایید.

همکاران فنی در اسرع وقت، شما را راهنمایی کنند و اطلاعات لازم را در اختیار شما قرار دهند.